E-Defter Kullanım Klavuzu

1. E-DEFTER ÖN HAZIRLIK İŞLEMLERİ

Lisans Tanımları

Defter Kullanımının aktif hale getirilebilmesi için iki ayrı lisans verilmektedir.
1. Program lisansı
2. Mali Yıl lisansı
Program lisansı GÜNEŞ lisans işlemleri seçeneğinden yapılır.
Aşağıda e-Defter lisans bilgileri görüntülenmiştir.

Link Güneş Sistemi E-defter Kullanım Klavuzu

Mali Yıl lisansı, EDEFTER Lisans işlemleri seçeneğinden yapılır.
Lisans bilgisi oktulduğunda Vergi Hesap No ve Mali Yıl gibi lisansa ilişkin bilgiler görüntülenir.
Mali Yıl değiştiğinde tekrar lisans alınmalıdır !
Aşağıda e-Defter lisans bilgileri görüntülenmiştir.

Link Güneş Sistemi E-defter Kullanım Klavuzu

1.1. Kurum Bilgileri ve Hesap Dönemi Tanımları

e-Defter Lisans bilgilerinde görüntülenen Vergi No bilgisi, İşletmen programında Veritabanı menüsünden Şirket Tanımları seçeneğine girilip, F10 Liste penceresinden ilgili şirket seçimi yapılıp, Vergi/T.C. Kimlik No bilgisi tanımlanır. Yerel Para Döviz Cinsi sahasına ise defterlerin hangi para cinsinden tutulduğu bilgisi yazılır. (Bkz. Ekran-3) Bu saha boş bırakıldığında ise defterlerin Türk Lirası cinsinden tutulduğu varsayılır.

Link Güneş Sistemi E-defter Kullanım Klavuzu

e-Defter Lisans bilgilerinde görüntülenen ‘Geçerli Mali Yıl’ (Hesap dönemi başlangıcı) bilgisi şirket tanımları ekranında, Veri sayfasında tanımlanmış olmalıdır.

Link Güneş Sistemi E-defter Kullanım Klavuzu

1.2. e-Defter Kullanıcı Seviyesi Tanımları

e-Defter uygulamasını kullanacak olan kullanıcıların (operatörler) yetki seviyeleri belirlenir. Yetki seviyesi, İşletmen / Muhasebe Kullanıcıları menüsünde yer alan 'e-Defter Yetki Seviyesi' sahasında belirlenir.

Link Güneş Sistemi E-defter Kullanım Klavuzu

1.3. e-Defter Tanımları

Kurumsal Kaynak Planlaması / Muhasebe / Entegrasyon / e-Defter Tanımları seçeneğine girilip ‘e-Defter Uygulaması Aktif’ hale getirilir.
Şirket vergi kimlik numarasına bağlı Mali Yıl lisansı alınmış ancak e-Defter uygulaması aktif hale getirilmemişse, programa girişte sistem aşağıdaki bilgendirme mesajını verip, kullanıcıyı e-Defter kullanımını aktif etmesi hususunda uyarır.

Link Güneş Sistemi E-defter Kullanım Klavuzu

Yukarda verilen uyarı mesajında Tamam butonu tıklandığında e-Defter Tanımları ekranı otomatik olarak açılır. Açılan pencerede “e-Defter Uygulaması Aktif” kutusu işaretlenmelidir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

1.4. Senet Bordrosu Tanımları

"Senet işlemlerinin Belge Tarihi ve Belge Numarası yevmiye kayıtlarına kaydedilsin" opsiyonu seçildiğinde e-Defter uygulamasında tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi sağlanır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu
Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Birden fazla senet işleminin aynı yevmiye maddesine kaydedilebilmesi ;

Alacak/Borç senet kayıtlarının senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordrolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Senet bordrosunun muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için Belge Tarihi bilgisine bordronun oluşturulduğu tarih, Belge Numarası bilgisine ise bordro numarası kayedilir.
Birden fazla senet’in aynı yevmiye maddesine kaydedilebilmesi için aşağıdaki tanımlar yapılmalıdır.

* "Senet işlemlerinin Belge Tarihi ve Belge Numarası yevmiye kayıtlarına kaydedilsin" opsiyonu seçilmelidir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

* Alacak Senetleri Çalışma Tanımlarında, "Alım bordrosu ile girişte C/H geçecek evrak no, opsiyonlarından Bordro No" seçimi yapılmalıdır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Yukarıdaki tanımlar yapıldıktan senet alım bordrosu düzenlendiğinde, senet kayıtları aynı yevmiye kaydı ile muhasebeleştirilir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.

1.5. Çek Bordrosu Tanımları

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Yukarıdaki tanımlar yapıldıktan sonra çek alım bordrosu düzenlendiğinde, aşağıda görüleceği gibi her bir çek kaydı için ayrı yevmiye maddesi oluşturulmuştur.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Birden fazla çek işleminin aynı yevmiye maddesine kaydedilebilmesi;

Alınan/Verilen çek kayıtlarının çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordrolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Çek bordrosunun muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için Belge Tarihi bilgisine bordronun oluşturulduğu tarih, Belge Numarası bilgisine ise bordro numarası kayedilir.
Birden fazla çek’in aynı yevmiye maddesine kaydedilebilmesi için Alacak Senetleri Çalışma Tanımlarında, "Alım bordrosu ile girişte C/H geçecek evrak no, opsiyonlarından Bordro No" seçimi yapılmalıdır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Yukarıdaki tanımlar yapıldıktan çek alım bordrosu düzenlendiğinde, çek kayıtları aynı yevmiye kaydı ile muhasebeleştirilir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

title=" Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu" alt="Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu" Çek bordrolarında, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.

1.6. Stok Fiş Tanımları

Stok fişleri yevmiye kayıtlarına belge bilgilerinin yazdırılması için e-Defter Tanımları seçeneğinde yer alan "Stok Fişleri Belge Tipi, Belge No ve Belge Tarihi Tanımları" butonu tıklandığında açılan pencerde, belge bilgileri yevmiye kayıtlarına geçirilecek fiş tipleri seçilir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Yukarıdaki tanımlar sonucunda stok fiş kaydı muhasebeleştirildiğinde aşağıda görüntüsü verilen yevmiye kaydı oluşturulur.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

1.7. Alım Faturası Tanımları

Alım faturası evraklarında, yevmiye kaydı Belge Tarihi bilgisine fatura tarihi mi yoksa asıl evrak tarihi mi yazdırılacağı opsiyoneldir.
Belge tarihine asıl evrak tarihi bilgisi geçirilsin isteniyorsa;
e-Defter tanımlarında, "Alım faturalarının Belge Tarihine, Asıl Evrak Tarihi geçirilsin" opsiyonu seçilmelidir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Alım faturası başlık bilgilerine Cari Hesap İşlemleri tablosu alanlarından, ‘Belge Tarihi’ sahası eklenmeli ve asıl evrak tarihi bilgisi bu sahaya girilmelidir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

1.8. Ödeme Tanımları

İşletmenin yaptığı ödemeler yanında işletmeye yapılan ödeme kayıtlarınının, (Tahsilat, Tediye, Banka Havale/EFT, Çek, Senet, Kredi Kartı v.b.) yevmiye kayıtlarında ödeme yöntemi bilgisi girilmelidir. Ödeme yöntemi öndeğerleri e-Defter tanımlarında belirlenir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Tahsilat Makbuzu yevmiye kaydında Ödeme Yöntemi bilgisine, "Nakit" yazdırılmıştır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Banka Gelen Havale/EFT Fişi yevmiye kaydında Ödeme Yöntemi bilgisine, "Banka" yazdırılmıştır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

1.9. Banka İşlemleri

Banka Havale/EFT Fişleri
Bankaya ait Havale/EFT işlemleri dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her birbankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi "Diğer " ve belge açıklaması " Havale/EFT Fişi" olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.
Yukarıda belirtilen yevmiye kaydının oluşturulabilmesi için Banka Gelen/Gönderilen Havale/EFT Fişleri muhasebe tanımlarında, "Yevmiye kaydına Evrak No ve Evrak Tarihi geçirilsin" opsiyonu seçilmelidir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Banka Gönderilen Havale/EFT Fişi muhasebe tanımlarında, "Yevmiye kaydına Evrak No ve Evrak Tarihi geçirilsin" opsiyonu seçildiğinde oluşan yevmiye kaydı aşağıda görüntülenmiştir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Banka Gönderilen Havale/EFT Fişi muhasebe tanımlarında, "Yevmiye kaydına Evrak No ve Evrak Tarihi geçirilsin" opsiyonu seçilmediğinde ise yevmiye kaydı aşağıda görüntülendiği gibi oluşturulur.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Banka Borç/Alacak Dekontları
Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların yevmiye kayıtlarında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, evrak başlık bilgilerinde yer alan tarih ve makbuz numarası, belge numarası ve tarihi olarak yazılır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Dekont üzerinde belge numarası ve tarihi mevcut ise Belge Numarası ve Belge Tarihi alanlarına yazılır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

1.10. Masraf Fişleri

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgelerin girişi uygun belge tipi seçilerek girilmelidir. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “Fatura” olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Aşağıda görüntüsü verilen örnek uygulamada, ilk masraf satırında belge tipi "Fatura", ikinci masraf satırında ise belge tipi "Diğer" seçilmiş ve belge açıklamasına Yazar Kasa Fişi bilgisi yazılmıştır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Eğer yapılan giderlerin belge tipi, Fatura veya Makbuz değil ise belge tipi "Diğer" belge açıklaması "Masraf formu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, masraf fiş numarası ve masraf tarihi Belge No-Belge Tarihi sahalarına yazılır. Masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgelerde olduğu gibi, mükellef sorumludur.
Yukarıda belirtilen yevmiye kaydının oluşturulabilmesi için masraf fişi genel çalışma tanımlarında, "Yevmiye kaydına evrak no ve evrak tarihi geçirilsin" opsiyonu seçilmelidir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Masraf Fişi genel çalışma tanımlarında, "Yevmiye kaydına Evrak No ve Evrak Tarihi geçirilsin" opsiyonu seçildiğinde oluşan yevmiye kaydı aşağıda görüntülenmiştir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Yukarıda masraf fişleri için yapılan açıklamalar, Kasa Gider Ödeme ve Banka Gider Ödeme Fişleri içinde geçerlidir !

1.11. Perakende Satış Fişi ve Z Raporu

Ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilen satışlara ait kayıtlar Perakende Satış Fişi seçeneğinden girilir. Bu evraklarında belge tipi "Diğer", belge açıklaması ise evrak girişinde kullanıcı tarafından girilir. Belge açıklaması, cari hesap işlemleri alanlarından "Belge Tipi Diğer Açıklama " sahasına girilir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Z Raporu

Ödeme kaydedici cihazlar kullanılmak suretiyle gerçekleştirilen satışlara ait gün sonu raporların esas itibariyle ayrı ayrı muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir. Ancak aynı işletmede birden fazla ödeme kaydedici cihazın kullanılması durumunda gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporlarının, günlük olarak bir icmale bağlanıp muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu İcmali” olarak kaydı yapılabilir.
Z Raporu, Perakende Satış Fişi seçeneğinden girilir. Seçenekler menüsünden, Z Raporu seçimi yapıldığında;
1. Mal kalemi satırında KDV Tutarı aktif hale getirililip gerek olması durumunda hesaplanan KDV rakamı üzerinde kullanıcının değişiklik yapması sağlanır.
2. Belge Tipi Diğer Açıklama sahasına Z Raporu bilgisi otomatik olarak yazılır. Kullanıcı isterse bu bilgi üzerinde değişiklik yapabilir.
Aşağıda Z Raporu icmali girilmiş fatura ve yevmiye kaydı görüntülenmiştir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

1.12. Muhasebe Fişleri

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge bilgileri girilmelidir. Aşağıda görüntüsü verilen yevmiye kaydı bir satış faturası olması sebebiyle belge tipi "Fatura", belge numarasına matbu formun numarası ve belge tarihine fatura kaydının düzenlendiği tarih bilgisi girilmiştir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Elektronik defterlerle ilgili alanlar, (Belge Tipi, Belge No, Belge Tarihi, Belge Tipi Diğer Açıklaması, Ödeme Yöntemi) fiş saha başlıklarında çift tıklandığında açılan pencereden seçilebilir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Belge Tipi :
Gelir İdaresi Başkanlığının yayımlandığı Yevmiye Defteri kılavuzunda aşağıdaki sekiz belge tipi tanımlanmıştır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge tipi alanının kullanılması gerekmektedir (BKZ. Tablo-1). Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi veya belge numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem Tablo-1’de sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması bu tablo da belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “Fatura” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “Fatura” belge tipi kullanılamaz.
Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “Fatura” olarak değil; “Diğer” belge tipinde gösterilir. Açıklama kısmında ise “Serbest Meslek Makbuzu” olarak tanımlanır.
Güneş Sisteminin kurumsal kaynak planlaması modüllerinden muhasebeye kaynak oluşuturacak evrakların sisteme girişinin yapılması durumunda belge bilgileri otomatik olarak kaydedilir!
Belge Numarası :
Muhasebe kaydına esas teşkil eden belgenin numarasıdır. Kayda esas teşkil eden belgenin üzerinde yer alan numara bu alana yazılmalıdır. Belge numarası alanına matbu belgenin üzerinde yer alan numara yazılmalıdır. Eğer matbu belge üzerinde numara yer almıyorsa kayda esas teşkil eden belgeye firma tarafından verilen müteselsil numara yazılmalıdır. Elektronik fatura kullanıcıları bu alana elektronik faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID’sini girmelidir.
Belge Tarihi :
Muhasebe kaydına esas teşkil eden belgenin tarihidir. Kaydın yapıldığı tarih ile belge üzerindeki tarih aynı olmak zorunda değildir. Kayıt için yasal süreler dikkate alınmalıdır. Ayrıca ibraz edilecek belgenin tarihi ne ise defterde documentdate (Belge Tarihi) alanına aktarılması gereken belgenin üzerindeki tarihtir.
Belge Tipi Diğer Açıklaması : Belge Tipi, "Diğer" olan yevmiye kayıtlarında belgeye ilişkin tür bilgisi yazılacaktır. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “other(diğer)” olarak tanımlanabilecek belgeler bu açıklama alanına yazılabilir ifadelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak bu açıklama alanına yazılmamalıdır.
Ödeme Yöntemi :
Ödeme yöntemi yazılacaktır. İşletmenin yaptığı ödemeler yanında işletmeye yapılan ödemelere de bu alanda yer verilecektir. Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa bu alan kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılmalıdır. Örneğin, nakit, banka, kredi kartı, çek, senet.

2. E-DEFTER YEVMİYE KAYITLARININ KONTROLÜ

Güneş Sistemi’nde muhasebe hesabına kayıt 2 şekilde yapılabilmektedir:

1.Muhasebe ile bağlantılı modüllerden hesaba kayıt (Muhasebe Entegrasyonu)

Güneş Sisteminin kurumsal kaynak planlaması modüllerinden muhasebeye kaynak oluşuturacak evrakların sisteme girişinin yapılması sonrasında muhasebe entegrasyonu ile otomatik olarak ilgili muhasebe alt hesaplarında yevmiye kayıtlarının oluşturulması Şema-1’de görüntülenmektedir.
Kurumsal kaynak planlamasında girilen ya da değiştirilen evrağın işlem tarihi, son onaylanan yevmiye defteri tarihi ve öncesine ait ise, bu evrağın muhasebe entegrasyonu yapılamaz. Muhasebe entegrasyonunun yapılabilmesi için işlem tarihinin son onaylanan yevmiye tarihinden büyük olması gerekmektedir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Entegrasyon işleminin tamamlanabilmesi için kurumsal kaynak planlamısında girilen evrağın borçlu ve alacaklı hesaplarının tanımlanmış olması gerekmektedir. Bu tanım, Güneş Sisteminde muhasebeleşme işlemi yapılacak evrak bazında tutulmaktadır. Eğer borçlu ya da alacaklı herhangi bir hesabın kaydı muhasebede bulunamazsa, evrağın muhasebeleşmesi yapılamaz.
Doğrudan muhasebe fişi girişi ile hesaba kayıt Açılış, kapanış, mahsup, tahsil ve tediye tipi muhasebe fişleri ile doğrudan muhasebe hesabına kullanıcı tarafından kayıt üretilmesidir.
Kurumsal kaynak planlaması tarafında karşılığı olmayan ya da kurumsal kaynak planlaması modülü kullanılmayan evrakların muhasebe kayıtları, doğrudan muhasebe fişi girişi ile yapılmaktadır.
Belgenin kaydedileceği fiş, son onay yevmiye tarihi ve öncesine ait ise, yevmiye kaydı yapılamaz. Güneş Sisteminde son onaylanan yevmiye defteri tarihi ve öncesine ait yevmiye kayıtlarında değişiklik, ekleme ve silme işlemlerinin yapılmasına izin verilmemektedir.
Muhasebe fişi girişi yapılmadan önce belgelerin eşleme ve kontrolü yapılır. Eşlenen belgeler, yevmiye satırı olarak muhasebe fişine eklenir. Fişe yeni yevmiye satırlarının eklenmesinin ardından fiş bakiye kontrolü yapılır. Fiş bakiyesi sıfır olmadan fiş kaydedilemez.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Aynı yevmiye maddesinde, belge bilgileri farklı olan fiş kaydı düzenlenmesine izin verilmez.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Fiş kaydedilmeden önce;
• Yevmiye tarihinde daha önceki yevmiye girişleri için madde numarası verilmemişse sistemden son yevmiye madde numarası alınır
• Yeni bir fiş girişi yapılıyorsa sistemden sıradaki fiş numarası alınır.
Yevmiye kaydı girişinde, Belge Tipine göre aşağıdaki kontroller yapılmaktadır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Muhasebe Fiş Tiplerine Göre Belge Tipi Öndeğerleri :
Muhasebe fiş tiplerine göre Belge Tipi öndeğerleri şu şekildedir:

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Aynı yevmiye kaydında belge bilgileri (Belge Tipi, Belge No, Belge Tarihi vb) aynı olan fiş kayıtlarının ayrıştırılması e-Defter kullanımı aktif hale getirildiğinde her evrak için ayrı fiş kaydı oluşturulmaktadır.
Ancak daha önce ‘Günün işlemleri tek fişle ortak aktarılsın’ veya ‘Aynı türden evraklar bir fişle ortak aktarılsın’ Online/Offline entegentegrasyon yöntemleri kullanılarak oluşturulan fiş kayıtlarının ayrıştrılması ve e-Defter sahaları değişen çek işlemleri, masraf fişleri vb. muhasebe fiş kaytılarının ayrıştırılması için Offline entegrasyona eklenen “Entegre edilmiş kayıtlar güncellensin” opsiyonu seçilip işlem başlatılmalıdır. Bu işlem sonucunda sadece entegre edilmiş muhasebe fiş kayıtları ayrıştırılacaktır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

3. E-DEFTER UYGUNLUK KONTROLÜ

Servis işlemleri menüsü altında yer alan e-Defter Uygunluk Kontrolü seçeneği çalıştırıldığında, kayıtlarda eksiklik ya da düzensizlik görülmesi durumunda (yevmiye madde numaralarının ardışık olmaması, yevmiye kaydına kaynak teşkil eden evrak bilgilerinin eksikolması gibi) hatalı olan kayıtlar ekran üzerinde listelenir. Listelenen kayıt üzerinde çift tıklandığında ilgili yevmiye kaydı ekrana getirilerek kullanıcının düzeltme yapması beklenir.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

e-Defter uygunluk kontrolü servisi başlatıldığında aşağıdaki kontroller yapılır;
"Yevmiye kayıtlarının kontrol edilsin" opsiyonu seçildiğinde, kullanıcının muhasebe fişlerinde manuel girmiş olduğu yevmiye kayıtları kontrol edilir.
" Entegre edilmiş kayıtlar kontrol edilsin" ospsiyonu seçildiğinde, Güneş Sistemi’nin kurumsal kaynak planlaması modüllerinden entegrasyon ile oluşturulan yevmiye kayıtları kontrol edilir.
Burada dikkat edilmesi gereken bir husus vardır ;
Örneğin, Finans modülünde yer alan kasa tahsil fişi seçeneğinden bir kayıt düzenlenip muhasebeleştirildiğinde, yevmiye kaydının Ödeme Yöntemi sahasına ‘Nakit’ bilgisi yazılır. Daha sonra kullanıcı tarafından Ödeme Yöntemi bilgisi silindiğinde veya bir değişiklik yapıldığında, entegre edilmiş kayıtlar kontrol edilsin seçimi yapılıp servis işlemi çalıştırıldığında program ilgili yevmiye kaydını hatalı kayıtlar listesinde gösterecektir. (BKZ. Ekran-35) Çünkü e-Defter tanımlarında Nakit işlemleri için ödeme yöntemi sahasına Nakit bilgisinin yazılması tanımlanmıştır.

Link Güneş Sistemi E-Defter Kullanım Klavuzu

Ancak Güneş e-Defter programında yevmiye kayıtları kontrol edildiğinde, yukarıda listelenen kayıt için herhangi bir hata tespit etmeycektir. Çünkü şema ve şematron kontrollerinde Ödeme Yöntemi bilgisi opsiyonel olup zorunlu bilgi girilmesi gerekli olan alanlardan biri değildir.
" Tüm kayıtlar kayıtlar kontrol edilsin" ospsiyonu seçildiğinde, hem manuel girilen hem de entegrasyon ile oluşturulan yevmiye kayıtları kontrol edilir.
" Madde numarası kontrolü yapılsın" ospsiyonu seçildiğinde, belirtilen tarih aralığındaki yevmiye kayıtlarının madde numarasısının ardışık olup olmadığı kontrol edilir.
" Entegre edilmiş kayıtlar için düzeltme yapılsın" ospsiyonu seçildiğinde, yukarıda Ekran-35’de görüntüsü verilen hatalı kayıtlar otomatik olarak düzeltilir. (Ödeme yöntemi bilgisine otomatik olarak ‘Nakit’ bilgisi yazdırılır.)
" Aynı fiş kaydında e-Defter sahaları farklı olan kayıtların kontrolü yapılsın" ospsiyonu seçildiğinde, aynı yevmiye maddesinde belge bilgileri (Belge Tipi, Belge No, Belge Tarihi, Ödeme Yöntemi ve Belge Tipi diğer Açıklaması) farklı olan kayıtların kontrolü yapılıp, hata tespit edilen kayıtlar ekranda listelenir.

Kopyalanamaz © 2018 Tüm Hakları Saklıdır | Tasarım   2000 BİLGİSAYAR