LİNK PLATFORM BAĞIMSIZ E-DEFTER

LİNK E-DEFTER UYGULAMASINA GİRİŞ

Link e-Defter uygulamasına girişte kullanıcı adı, şifre, işletme ve mali yıl seçimi yapılır.

Program ilk kurulduğunda, sisteme giriş ekranında “Gelişmiş Ayarlar” bölümünden Veritabanı ve Lisans sunucusu tanımlamalarının yapılması gerekmektedir.

TANIMLAMALAR

Link e-Defter tanımlamaları, “Veritabanı İşlemleri”, “İşletme Bilgileri” ve “e-Defter Tanımları” olarak üç ayrı bölümden oluşur.
Veritabanı İşlemleri İşletmeye ait veritabanı işlemleri bu ekran üzerinden yapılır. Veritabanı oluşturma ile ilgili detay, “Link e-Defter Kurulum Kılavuzu” dökümanı içerisinde anlatılmıştır.
Veritabanı işlemleri ekranından;
-Yeni işletme veritabanı oluşturma
-Var olan bir işletmeye ait veritabanının yedeğini alma/yedekten geri dönme
-İşletmede şubeli yapıda çalışılacaksa işletmeye bağlı şube kodu ve adı tanımlamaları
-Var olan bir işletmeye ait yeni mali dönem açılması (“Yeni Dönem Açılsın” düğmesi ile) yapılabilir.

İşletme Bilgileri

Ekranın sol kısmında mükellefe ait ticari unvan, şube ve iletişim bilgileri, sağ kısmında ise mükellefin bağlı olduğu SM/SMMM ve Yeminli Mali Müşavir’e ait iletişim bilgileri yer almaktadır. İşetmenin çalışmakta olduğu SM/SMMM, Yeminli Mali Müşavirinden farklı ise ya da işletme muhasebe kayıtlarını kendi bünyesinde tutuyor ve e-Defter oluştuma işlemleri kendi personeli tarafından yapılıyorsa, hem YMM hem de SM/SMMMM (veya muhasebe personeli) bilgileri ayrı ayrı girilmelidir. Muhasbe kayıtlarının SM/SMMMM aracılığı ile değil, kendi sisteminde tutuluyor olması durumunda SM/SMMM bölümünde işletmenin muhaseb departmanı içerisinde e-Defter işlemlerini yapan personel bilgileri girilir, sözleşme açıklaması olarak “-“ (Tire) girilir.
Kaydetme işleminin gerçekleşmesi için ekranda yer alan bilgilerin eksiksiz olarak doldurulması gerekmektedir. e-Defter oluşturulmadan önce bu tanımların yapılması gerektiği için sisteme ilk girişte bu seçenek açılmaktadır.

İşletme şubeli yapıda ise gerek merkez gerekse de bağlı şube bilgileri ayrı ayrı olacak şekilde bu ekran üzerinden girilebilecektir. Şubelerin Mali Müşavir bilgileri aynıdır ancak adres ve telefon bilgileri şubeden şubeye farklılık gösterebilecektir.
“Son Yevmiye Bilgileri” başlığı altında ise son oluşturulan deftere ait dönem, yevmiye madde sıra numarası ayrıca dosya bilgileri yer almaktadır. Yevmiye ve kebir defterleri oluşturma işlemlerinden sonra burada yer alan bilgiler otomatik olarak güncellenmektedir
İşletmenin mali yıl başlangıç tarihi, eğer o mali yıl içerisinde defter hazırlanmışsa hiç bir şekilde değiştirilemez. Mali yıl bitiş tarihi ise (tasviye, birleşme gibi durumlar için) yetkili kişi tarafından değiştirilebilir. e-Defter yetki seviyesi 3 (Yetki seviyeleri için bkz Kullanıcılar) olan kullanıcı bu yetkiye sahiptir.
Benzer şekilde şubeli yapıda defter oluşturmak isteyen işletmeler mali yıl bitimine kadar e-Defter’lerini şubeli yapıda hazırlamakla mükelleflerdir. Bu nedenle eğer o mali yıl içerisinde defter hazırlanmışsa hiç bir şekilde şubeli yapıdan şubesiz yapıya dönüş olamaz. Ancak işletmenin mali yıl içerisinde tüm şubelerinin kapanması durumunda işletme kapanan şubeler için boş defter hazırlamak yerine şubesiz yapıya geçiş yapabilecektir. Mali yıl içerisinde şubeli yapıdan şubesiz yapıya geçiş işlemi de yetki seviyesi 3 olan kullanıcı tarafından yapılabilir.

e-Defter Tanımları

E-Defter tanımları ekranında “e-Defter”, “e-Defter Servisleri”, “Akıllı Kart”, “Zaman Damgası”, “Seçenekler”, “Aktarım” ve “Yedekleme” alt tanımlama sekmeleri bulunmaktadır.

e-Defter Sekmesi

E-Defter oluşturma ve onaylama aşamalarında kullanılan bazı parametrelerin tanımı bu bölümde yapılmaktadır.

Arşiv Dizini: Program tarafından oluşturulacak olan e-Defterlerin ve bu defterlere ait Berat dosyalarının arşivleneceği ana dizinin tanımlandığı bölümdür.
Deftere alınabilecek maksimum kayıt sayısı: Bu parametreye göre Link e-Defter uygulaması, gerektiğinde e-Defter dosyalarının bölünme işlemini yapacaktır. Ortalama 100 bin yevmiye satırından GİB’nın maksimum e-Defter boyutu olarak getirmiş olduğu sınır olan 200 MB uzunluğunda defter oluşacağı düşünülerek, parametrenin öndeğeri olarak 100 bin verilmiştir. İşletme, bu parametreyi değiştirerek oluşturacağı maksimum defter boyutunu belirleyebilecektir.

Örneğin parametre değeri 50 bin olarak verilirse, defter uzunlukları yaklaşık 100 MB büyüklüğünde olacaktır.
Ana Hesap (Kebir Hesabı) Uzunluğu: Kebir hesapları, bir çok işletmede 3 uzunluğunda kullanılmaktadır. 3’ten farklı uzunlukta kebir hesabı kullanan işletmelerin kebir hesabı boyunu bu parametreden vermeleri gerekmektedir.
Madde numaraları sistem tarafından verilsin: Link e-Defter sistemine kaynak ERP uygulamasından veri aktarımının yapılması aşamasında, ERP üzerinde yevmiye madde numaraları oluşturulmamışsa, bu seçeneğin seçilmesi durumunda numaralandırmanın Link e-Defter uygulaması tarafından yapılması sağlanabilecektir. .
Defter oluşturma işlemleri servis üzerinden yapılsın: Bu seçenek sunum ve uygulama katmanlarının ayrı platformlar üzerinde çalışmasını sağlar. Seçenek işaretlenirse, e-Defter süreçleri, uygulama sunucuları üzerine kurulu olan Link e-Defter Web servisleri üzerinde yürütülür.

e-Defter Servisleri Sekmesi

e-Defter sekmesi üzerindeki “Defter oluşturma işlemleri servis üzerinden yapılsın” seçeneği seçili ise bu sekme görünür olur. Bu sekmede e-defter ve e-imza servislerinin tanımı yapılır.

Akıllı Kart Sekmesi

Elektronik imzalamada kullanılacak mali mühür sertifikasının yüklü olduğu donanım tipi bu bölümde seçilmelidir. Akıllı kart tipi parametresinin öndeğeri AKIS (Birçok işletmede e-İmza için kulanılan USB donanım) olarak seçilidir.

Mali mühür sertifikasının HSM (Hardware Security Module – Donanım güvenlik modülü) içerisinde yüklü olması durumunda işletmede kullanılmakta olan HSM modeli solda görülen kart tipi listesinden seçilmeli ya da listede yoksa gelişmiş seçeneği seçilerek sistemde kurulu olan HSM sürücüsünün yolu belirtilmelidir.

Zaman Damgası Sekmesi

e-Deftere ait Berat dosyasının GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı)’na gönderilmesinden önce zaman damgası ile imzalanmasının gerekmesi durumunda kullanılacak zaman damgasının tanımlamaları yapılmaktadır.

Seçenekler Sekmesi

Bu bölümde uygulama ile ilgili bazı seçenekler yer alır.

Arşivleme işleminde defter ve berat dosyaları sıkıştırılarak saklansın: Seçim yapılırsa, arşivleme işleminde tüm defter ve berat dosyaları ZIP dosya biçiminde sıkıştırılır. Aylık çok sayıda defter oluşturan işletmeler için bu parametrenin seçilmesi önerilir.
Mevcut ay arşivlendikten sonra yevmiye tablosu silinsin: Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlı tarafından yayımlanan 2 nolu e-Defter genel tebliğine göre, e-Defterler içerisindeki kayıtlara kaynak teşkil eden veritabanı kayıtlarının saklanma zorunluluğu kaldırılmıştır. Bu parametrenin seçilmesi durumunda arşivleme işlemi sonrasında arşivlenen defterlere ait yevmiye kayıtları, Link e-Defter veritabanından silinecektir. Aylık yevmiye hareketleri çok fazla olan işletmeler için bu parametrenin seçilmesi önerilir.
Hesap planı aktarımında hesap adları güncellensin: Hesap planının aktarımında eğer aktarılan kayıt sistemde mevcutsa, uygulama burada verilen parametreye göre aktarım işlemini gerçekleştirecektir.
Doğrulama başarısız olursa yevmiye kayıtlarını sil: Yevmiye hareketlerinin aktarımı sonrasında yapılan doğrulama işleminde hata alınması durumunda, hatalı kayıtların kaynak ERP uygulamasında düzeltilip aktarım işleminin yenilenmesi gerekmektedir. Yeniden aktarım sırasında eğer önceki aktarıma ait kayıtlar silinmemişse, sistem “Violation of primary key” hatası verecektir. Bunu engellemek için, bu seçenek işaretlenerek sistemin “Violation of primary key” hatasını vermesinin önceden önüne geçilmiş olur.
Aylık data miktarının çok büyük olması, sadece hatalı kayıtların yeniden aktarılması vb gibi durumlarda, seçenek işaretlenmez, hatalı kayıtların silinmesi, Ekran-15 de görülen doğrulama ekranı üzerinden manuel olarak yapılır.
Liste ekranlarında fabrika ayarlarına dönülsün: E-Defter uygulaması, kullanıcı tarafından liste ekranları üzerinde yapılan kolon genişlik, sıralama vb ayarlamaları hatırlar. Bu ayarların ilk kurulumdaki standarda döndürülmesi için bu seçenek işaretlenmelidir.
e-Defter Oluşturma Paneli'nde durum bilgisi sıfırlansın: E-Defter işlemlerinin E-Defter Oluşturma Paneli üzerinden yapıldığı durumlarda eğer e-Defter sürecinin tümü panel üzerinde tamamlanmazsa, panel üzerinde kalınan süreç, sonraki oturumlarda da otomatik olarak getirilecektir. Örneğin, GİB’e berat dosyalarının gönderiminde GİB Web servislerine hehangi bir problem nedeniyle erişilemiyor olması durumunda, beratların elle GİB e-Defter uygulamasına yüklenmeleri gerekebilmektedir. Bu durumda kullanıcı, berat gönderim adımından itibaren kalan e-Defter süreçlerini manuel olarak tamamlar. Ancak e-Defter uygulaması sürecin elle tamamlanmış olduğundan habersiz olduğu için sonraki oturumlarda kullanıcıdan berat dosyalarının gönderiminin yapılmasını isteyecektir. Uygulamaya e-Defter sürecinin tamamlandığını ve bir sonraki e-Defter sürecinin baştan başlamasını bildirmek için bu seçeneğin bir defalığına seçilmesi gerekmektedir.

Aktarım Sekmesi

Bu bölümde metin dosya üzerinden aktarım yapılması durumunda kullanılacak bazı seçenekler yer almaktadır.

Saha Ayracı Seçimi: Metin dosyalar üzerinden transfer yapılırken, öndeğer saha ayracı “;” işaretidir. Ancak aktarılan verinin açıklama sahalarında bu ayraç değerinin bulunma ihtimaline karşılık, farklı ayraçların tanımlanması bu bölümde yapılabilir. Saha ayracı olarak 1 den 5 uzunluğa kadar karakter değeri (Örneğin <;> gibi) girilebildiği gibi, ayraç olarak non printable (metin üzerinde görünmeyen) karakterler de kullanılabilir. Bu tip metin içerisinde görünmeyen karakterlerin kullanılabilmesi için bunların ASCII değerlerinin tanımlanması gerekecektir.

Bulk veri aktarımı: Aktarım işlemi, metin dosya içerisindeki her bir satır, veritabanı üzerinde oluşacak bir kayda denk düşecek şekilde satır satır yapılır. Ortalama bir sistem konfigürasyonunda sn’de yaklaşık 1000 satır aktarımı yapılabilmektedir.

Aylık yapılan aktarımlarda satır sayısının 3 milyon üzerine çıkması durumunda, veri aktarımı süresi, standart aktarım yöntemiyle 1 saati bulabilmektedir. Aktarım sekmesindeki “Tüm dosya içeriği tek bir seferde (Bulk) aktarılsın” seçimi yapılarak büyük miktarda verinin satır satır aktarıma göre çok daha kısa sürelerde aktarımının yapılması sağlanır. Şöyle ki, normalde satır satır aktarım yapıldığında 1 saate yakın zaman alacak olan 3 milyon satırlık bir verinin aktarımı, bulk veri aktarımı ile 2-3 dakikalık süre içerisinde tamamlanabilecektir.