e-Defter Hazırlık Aşamaları
Lisans İşlemleri
e-Defter Kullanımını aktif hale getirmek için iki ayrı lisans kurulumu yapılmaktadır.
1. Program lisansı
2. Mali Yıl lisansı
Lisans işlemleri için LKP programı çalıştırılmalıdır.
Program lisans kurulumu, GÜNEŞ lisans işlemleri ‘Kuruluş Yap’ seçeneğinden yapılır. Kurulmuş lisansa ilişkin ayrıntılar, ‘Kurulu Sistemler’ seçeneğinden görüntülenebilir.
Mali Yıl lisans kurulumu, EDEFTER lisans işlemleri ‘Kuruluş Yap’ seçeneğinden yapılır. Kurulu Sistemler seçeneğine girip lisans bilgisi oktulduğunda, Vergi Hesap No ve Mali Yıl gibi
lisansa ilişkin bilgiler görüntülenir.
Mali Yıl değiştiğinde tekrar lisans alınmalıdır
Aşağıda e-Defter lisans bilgileri görüntülenmiştir.
Programda yapılması gerekli e-Defter ayarları
1. e-Defter Lisans bilgilerinde görüntülenen Vergi No bilgisi, Şirket Vergi/T.C. Kimlik No sahasında tanımlanmış olmalıdır.
Bilgi girişi şu şekilde yapılır ;
SUPER Kullancısı ile İşletmen programına girilir.
İşletmen programında Veritabanı menüsünden Şirket Tanımları seçeneğine girilip, F10 Liste penceresinden ilgili şirket seçimi yapılıp,Vergi/T.C. Kimlik No bilgisi tanımlanır.
2. e-Defter Lisans bilgilerinde görüntülenen ‘Geçerli Mali Yıl’ için muhasebe şirketi veritabanı yaratılmış olmalıdır.
Geçerli mali yıla ait şirket bilgileri şu şu şekilde kontrol edilir ;
Bir önceki adımda seçilen Şirket Tanımları ekranında, Sayfa Araç Çubuğundan Veri sayfası açılıp, Muhasebe şirketi için 2014 Mali yılana ait şirket yaratılmış mı ? kontrol edilir.
Dikkat ! Özel hesap dönemi takip eden firmalarda Bitiş Yıl değeri kontrol edilir. Örneğin özel hesap dönemi Başlangıç Tarihi 01/07/2014 ise 2015 Mali Yıl için lisans alınmalıdır.
3. Muhasebe Entegrasyon / e-Defter Tanımlarında e-Defter Uygulaması aktif hale getirilir.
Bu işlem şu şekilde yapılır ;
Kurumsal Kaynak Planlaması programı çalıştırılır. Kullanıcı Kodu bilgisi girilip, Şirket sahasında F9 Liste penceresinde şirket seçildikten sonra ilgili Mali Yıl seçilir.
Programa girildikten sonra ‘Li-Nova Ana Menü’ den Tanımlar sayfası açılıp,
Muhasebe / Entegrasyon / eDefter Tanımları seçeneğine girilip, ‘e-Defter Uygulaması Aktif’ hale getirilir.
Şirket vergi kimlik numarasına bağlı Mali Yıl lisansı alınmış ancak e-Defter uygulaması aktif hale getirilmemişse, programa girişte sistem aşağıdaki bilgendirme mesajını verip,
kullanıcıyı e-Defter kullanımını aktif etmesi hususunda uyarır.
Yukarda verilen uyarı mesajında Tamam butonu tıklandığında e-Defter Tanımları ekranı otomatik olarak açılır.
Açılan pencerede “e-Defter Uygulaması Aktif” hale getirilir.
4. e-Defter kullanımı aktif hale getirildikten sonra muhasebe fiş girişi alanlarına aşağıdaki e-Defter sahaları eklenmelidir. Sahalar, kolon başlıklarında çift tıklandığında açılan penceden seçilir.
Belge Tipi
Belge Tipi Diğer Açıklaması
Ödeme Yöntemi
Belge Tarihi
Belge No
e-Defter sahaları farklı olan fiş kayıtlarının ayrıştırılması
e-Defter kullanımı aktif hale getirildiğinde, yevmiye kayıtlarında e-Defter sahaları (Belge Tipi, Belge Tipi Diğer Açıklaması, Ödeme Yöntemi, Belge Tarihi ve Belge No) değişen her evrak için ayrı fiş kaydı oluşturulur.
Ancak e-Defter kullanımı aktif hale getirilmeden önce ‘Günün işlemleri tek fişle ortak aktarılsın’ veya ‘Aynı türden evraklar bir fişle ortak aktarılsın’ entegentegrasyon yöntemleri
kullanılarak oluşturulan fiş kayıtlarının ayrıştrılması ve e-Defter sahaları değişen çek işlemleri, masraf fişleri vb. muhasebe fiş kayıtlarının ayrıştırılması için Offline entegrasyonda;
“Entegre edilmiş kayıtlar güncellensin” opsiyonu seçilip işlem başlatılmalıdır. Servis işlemi tamamlandığında sadece entegrasyonla oluşturulan yevmiye kayıtları e-Defter saha bilgilerine göre otomatik olarak ayrıştırılır.
Offline entegrasyon işlemi başlatılmadan önce şirket yedeği alınmalıdır !
Program aynı fiş içerisinde, e-Defter sahaları farklı olan fiş girişine izin vermez.
Ancak e-Defter kullanımı aktif hale getirilmeyen firma datalarında, daha önce kullanıcı tarafından girilmiş yevmiye kayıtlarında aynı fiş içerisinde e-Defter sahaları farklı kayıtlar mevcutsa kullanıcı tarafından ayrıştırılmalıdır.
Link Güneş e-Defter Ayarları
Link Güneş e-Defter programı çalıştırıp açılan pencerede Kullanıcı Adı, Şirket ve Mali Yıl bilgileri girilip, Giriş butonu tıklanarak programa girilir.
Mali Yıl sahasında tıklandığında ilgili şirket için oluşturulmuş mali dönemler gösterilir.
Programa girildikten sonra ‘İşletme Bilgileri’ tanımlanır.
Ekranın sol kısmında mükellefe ait ticari ünvan ve iletişim bilgileri, diğer kısmında isemükellefin bağlı olduğu Mali Müşavir’e ait iletişim bilgileri yeralmaktadır. Kaydetme işleminin gerçekleşmesi için ekranda yer alan bilgilerin eksiksiz olarak doldurulması gerekmektedir.
İşletme Bilgileri tanımlandıktan sonra e-Defter Tanımları seçeneğine girilip gerekli tanımlar yapılır.
Dosya Dizin Tanımlamaları
Program tarafından oluşturulacak olan e-Defterlerin ve bu defterlere ait Berat dosyalarının arşivlenmesi amacıyla dizin yapısı tanımlanması yapılmaktadır. Bu tanımlar defter tipine göre ayrı ayrı yapılmalıdır.
Akıllı Kart Tanımlamaları
e-Defter ve berat dosyaları oluşturmak ve imzalamak için kullanacağınız Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden almış olduğunuz akıllı karta ilişkin bilgiler tanımlanır.
Zaman Damgası Sunucusu Bilgileri
e-Deftere ait Berat dosyasının GIB (Gelir İdaresi Başkanlığı)’e gönderilmesinden önce zaman damgası ile imzalanmasının gerekmesi durumunda kullanılacak zaman damgasının tanımlamaları yapılmaktadır.
Seçenekler
Oluşturulan defter ve beratlar için Şema ve Şematron kontrolünün yapılması ve Arşivleme işleminde defter ve berat dosyalarının sıkıştırılarak saklanması ile ilgili tanımlar yapılır.
Yevmiye Defteri
İşletme Bilgileri ve e-Defter tanımları yapıldıktan sonra Yevmiye ve Defteri Kebir listeleri alınabilir. Yevmiye Defteri seçeneğine girildiğinde onaylanacak döneme ait kayıtlar ekrana otomatik olarak getirilir.
Ekranın sol üst kısmına yer alan ‘Yevmiye İşlemleri’ menüsünden ‘Onayla’ butonu ile elektoronik defterlerin üretilmesinden önce ait olduğu yevmiye dönemi onaylanır. Onaylama işleminin arkasından ‘Kaydet’ butonu tıklanarak, yevmiye defteri mali mühür sertifikasıyla dijital olarak imzalanır.
Yevmiye defteri onaylanıp kaydedildikten sonra berat dosyası oluşturulur. Berat dosyası oluşturmak için ‘Yevmiye beratı işlemleri’ menüsünden ‘Kaydet’ veya ‘Zaman damgasıyla kaydet’ seçimlerinden biri kullanılarak berat dosyası mali mühür/elektronik imza ile imzalanır. Yasal süre içinde çeşitli nedenlerle gönderilemeyen e-Defterler zaman
damgasıyla kaydedilerek daha sonra da gönderilebilir. ‘Berat Gönder’ seçeneği ile elektronik imza veya mali mühür ile imzalanan berat dosyasının GIB’e gönderimi
gerçekleştirilir. ‘Berat İndir’ seçeneği ile GIB’in onaylayıp imzaladığı berat dosyası e-Defter tanımlarında belirtilen klasöre indirilir.
Defteri Kebir
Seçeneğe girildiğinde onaylanacak döneme ait kayıtlar ekrana otomatik olarak getirilir. Yukarda Yevmiye Defteri için yapılan benzer işlemler Defteri Kebir içinde uygulanıp, imzalanan Berat dosyalarının GIB’e gönderimi ve GIB’den alımı gerçekleştirilir.
